GD Administrateur de Bureau RDC

Goma, North-Kivu, Democratic Republic of the Congo Full-time

Contexte :

GiveDirectly initie une réévaluation des hypothèses actuelles sous-jacentes à la philanthropie internationale par un modèle provocateur: nous faisons des dons directement aux personnes extrêmement pauvres et les laissons décider quoi en faire. Cette approche repose sur deux tendances convergentes: la prolifération rapide des solutions de paiement électroniques sur les marchés émergents et le grand nombre de preuves démontrant que les transferts directs sont aussi efficaces ou moins onéreux pour la réduction de la pauvreté que les solutions plus traditionnelles. Les opérations sur le terrain de GiveDirectly utilisent une technologie et des processus de pointe pour fournir des transferts de manière sécurisée, efficace et transparente. Notre approche peu orthodoxe (laisser les pauvres/ bénéficiaires, et non les donateurs, choisir où investir) a suscité un débat dans la presse populaire et parmi les décideurs. GiveDirectly a été présenté dans “This American Life” de NPR, et dans “Foreign Affairs”, “The Economist” et “The New York Times”. Elle a été nominée par “FastCompany » comme  l’une des 10 sociétés les plus innovatrices en Finance, par Inc. comme l’une des 25 sociétés les plus audacieuses. GiveDirectly a aussi été l’un des organismes de bienfaisance les mieux cotés de GiveWell pendant quatre ans de suite. 

Missions :

L'administrateur de bureau («AB») sera responsable de la gestion des taches administratives et du bureau principal. L’AB jouera un rôle important dans la gestion du bureau du pays en approvisionnant les stocks et les fournitures, en approvisionnant de nombreux bureaux, en aidant à mettre en place les systèmes et en fournissant un support  administratif à l’équipe de gestion. Ce rôle requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, une capacité de résolution rapide des problèmes pour la logistique et un intérêt profond pour la mise en œuvre de la culture et de l’impact organisationnel de GiveDirectly.

Responsabilités

Approvisionnements

  • Participer à l’achat initial des stocks et des fournitures.
  • Assister l'équipe de direction dans la mise en œuvre de la politique d'approvisionnement
  • Coordonner avec les fournisseurs la livraison, la réparation et l’entretien des fournitures achetées (y compris l’équipement utilisé par nos agents de terrain et les téléphones portables utilisés par nos destinataires)

Gestion de l'inventaire

  • Tenir un registre de toutes les propriétés de GD et faire des recommandations de remplacement
  • Assurer les protocoles de traitement et de suivi par le personnel pour les propriétés de GD et le respect général des politiques de stockage sécurisé
  • Maintenir une couverture d'assurance pour les téléphones et autres stocks de valeur

Sécurité et maintenance du bureau

  • Rechercher les locations pour les bureaux de terrain selon les besoins
  • Superviser l’entretien des bureaux, notamment en assurant la liaison avec le propriétaire pour les réparations et l’entretien de la surface
  • Gérer les services de gardes de sécurité au bureau du projet et gérer la liaison avec les fournisseurs de sécurité pour une utilisation maximale de leurs services afin d’assurer une sécurité et une sûreté adéquates
  • Veillez que tout le matériel de bureau soit rangé de manière sécurisée

Divers soutien logistique / administratif

  • Gérer les comptes (monnaie électronique) / petite caisse et suivre les dépenses de manière organisée, détaillée et vérifiable.
  • Remettre divers paiements aux fournisseurs et au personnel, si nécessaire.
  • Assister aux tâches logistiques ad hoc pour assurer le bon fonctionnement du bureau et des événements en équipe (organisation des retraites, problèmes d’Internet, etc.).
  • Superviser la coordination des visiteurs importants (VIP)
  • Fournir à l'équipe de direction un soutien en matière de protocole d’administration ou en cas de voyage

Qualifications

  • Qualités d'organisation exceptionnelles et souci du détail
  • Capacités demontrées en gestion de projets, y compris établir des priorités et gérer plusieurs taches en meme temps 
  • Forte personnalité et capacité démontrée à travailler de manière autonome, tout en communiquant efficacement vers le haut à propos des lacunes et des risques.
  • De solides compétences en communication
  • Maîtrise de MS Excel et Word
  • Au moins 2 ans d’expérience dans un role d’administrateur