Operations Manager GD RDC

Goma, North-Kivu, Democratic Republic of the Congo | Full-time

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 GiveDirectly initie une réévaluation des hypothèses actuelles sous-jacentes à la philanthropie internationale par un modèle provocateur: nous faisons des dons de cash directement aux personnes extrêmement pauvres et les laissons décider quoi en faire. Cette approche repose sur deux tendances convergentes: la prolifération rapide des solutions de paiement électroniques sur les marchés émergents et le grand nombre de preuves démontrant que les transferts directs sont aussi efficaces ou moins onéreux pour la réduction de la pauvreté que les solutions plus traditionnelles. Les opérations sur le terrain de GiveDirectly utilisent une technologie et des processus de pointe pour fournir des transferts de cash de manière sécurisée, efficace et transparente. Notre approche peu orthodoxe (laisser les pauvres/ bénéficiaires, et non les donateurs, choisir où investir) a suscité un débat dans la presse populaire et parmi les décideurs. GiveDirectly a été présenté dans “This American Life” de NPR, et dans “Foreign Affairs”, “The Economist” et “The New York Times”. Elle a été nominée par “FastCompany » comme  l’une des 10 sociétés les plus innovatrices en Finance, par Inc. comme l’une des 25 sociétés les plus audacieuses. GiveDirectly a aussi été l’un des organismes de bienfaisance les mieux cotés de GiveWell pendant sept ans de suite. GiveDirectly a actuellement deux projets en cours en RDC, dont un en partenariat avec USAID.

 

Missions :

L'Operations Manager (OM) sera responsable de la gestion des tâches opérationnelles pour les bureaux de GiveDirectly en RDC. L’OM jouera un rôle important dans la gestion des bureaux et travaillera étroitement avec le Directeur de Pays. L’OM sera entre autres, chargé de l'approvisionnement des stocks et fournitures pour plusieurs bureaux; administration financière; sécurité et maintenance de bureau; gestion de logistiques et d’inventaires; et gestion de voyages et migration. Il sera aussi chargé de mettre en place et maintenir les systèmes en fournissant un support administratif et financier à l’équipe de gestion. Ce rôle requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, une capacité de résolution rapide des problèmes pour la logistique et un intérêt profond pour la mise en œuvre de la culture et de l’impact organisationnel de GiveDirectly.

 

Responsabilités:

Approvisionnements

  • Identifier, évaluer et comparer divers fournisseurs et faire une proposition claire à la direction sur le fournisseur à sélectionner
  • Coordonner avec les fournisseurs la livraison des fournitures achetées (y compris l’équipement utilisé par nos agents de terrain et les téléphones portables utilisés par nos bénéficiaires)

Gestion logistiques 

  • Mettre en place un système pour assurer le bon fonctionnement du bureau (problèmes d’Internet, services utilitaires, fournitures de bureau, equipement pour agents de terrains)
  • Organiser et superviser tous les visiteurs de la RDC 

Gestion voyages et migration

  • Organiser les voyages pour l'équipe de direction (organiser les vols, hotels, etc)
  • Assurer la liaison avec les autorités de la RDC pour l’obtention et le renouvellement de visas pour tous visiteurs (soumettre les documents nécessaires)

Administration financière

  • Gérer la petite caisse (y compris la monnaie électronique), et suivre les dépenses de manière organisée, détaillée et vérifiable.
  • Remettre divers paiements aux fournisseurs et au personnel, si nécessaire.
  • Faire toutes les déclarations fiscales 
  • Initier les paiements des fournisseurs et en assurer le suivi

Sécurité et maintenance du bureau

  • Rechercher les locations pour les bureaux de terrain selon les besoins
  • Superviser l’entretien des bureaux, notamment en assurant la liaison avec le bailleur 
  • Gérer les services de gardes de sécurité au bureau du projet et gérer la liaison avec les fournisseurs de sécurité pour une utilisation maximale de leurs services afin d’assurer une sécurité et une sûreté adéquate
  • Veillez que tout le matériel de bureau soit rangé de manière sécurisée

HR:

  • Pleine responsabilité de la gestion des assistants de bureau, des chauffeurs, du personnel d'entretien et les gardiens de sécurité au bureau
  • Effectuer les évaluations de performances pour les agents sous sa supervision
  • Vérifier les fiches de pointages pour les agents sous sa supervision 

Point focal 

  • Soutenir le Directeur de Pays dans les communications avec les autorités locales, les partenaires, etc.
  • Participer aux réunions officielles avec le Directeur de Pays
  • Gérer l'obtention des autorisations locales pour que GD opère dans les régions

Gestion de l'inventaire

  • Tenir un registre de toutes les propriétés de GD 
  • Assurer les protocoles de traitement et de suivi par le personnel pour les propriétés de GD et le respect général des politiques de stockage sécurisé

 

Qualifications

  • Qualités d'organisation exceptionnelles et souci du détail
  • Capacités démontrées à établir des priorités et gérer plusieurs tâches en même temps 
  • Forte personnalité et capacité démontrée à travailler de manière autonome, tout en communiquant efficacement vers le haut à propos des lacunes et des risques.
  • De solides compétences en communication
  • Maîtrise de MS Excel et Word
  • La maîtrise de l’anglais écrit et parlé 
  • Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle similaire